Как увеличить прибыль event-агентства, если бизнес работает в минус

Признаки, что агентство работает в минус

Event-агентство зарабатывает на организации, а расходы несет на подрядчиков и персонал. Тревожные признаки:

• два-три месяца в году дают большую часть выручки;
• клиенты отменяют мероприятия, а авансы подрядчикам уже перечислены;
• подрядчики выходят на клиентов напрямую при следующем заказе;
• смета согласована, а по факту расходы оказываются выше;
• менеджеры готовят десятки предложений, из которых до договора доходят единицы.

Как посчитать рентабельность event-агентства

Рентабельность продаж — прибыль, деленная на выручку и умноженная на 100%. Главный показатель — маржа по мероприятию: бюджет клиента минус фактические расходы на подрядчиков и работу команды.

Условный пример агентства с пятью менеджерами проектов, среднее за год. Цифры иллюстративные.

Агентство теряет около 3% выручки. Прикинуть показатели своего агентства можно в калькуляторе рентабельности на главной. Если вы занимаетесь выездным питанием, посмотрите разбор рентабельности кейтеринга.

Маржа по мероприятию и цена отмен

Подрядчики забирают 70% бюджета. Агентству остается 30% на работу команды, офис, рекламу и прибыль. При этом часть расходов возникает до получения оплаты: авансы площадке, артистам, аренде техники.

Если клиент отменяет мероприятие, вернуть авансы удается не всегда. Потери в 80 000 ₽ в месяц — это результат отсутствия четких условий в договорах и с клиентом, и с подрядчиками.

Решение состоит из двух частей. С клиентом: невозвратная предоплата, растущая по мере приближения даты, и фиксация в договоре порядка возмещения уже понесенных расходов. С подрядчиками: зеркальные условия возврата, чтобы риск не ложился только на агентство.

Вторая точка роста — маржа. Если поднять ее с 30 до 34% за счет прозрачной работы с подрядчиками и собственного оборудования по части позиций, это 144 000 ₽ в месяц: агентство выходит в плюс.

Почему event-агентство теряет деньги

Сезонность

Декабрь, май-сентябрь дают основную выручку. В межсезонье менеджеры готовят предложения и ведут переговоры, но денег почти нет. Постоянные расходы при этом идут круглый год.

Отмены и возвраты предоплат

Мероприятие может отмениться по любой причине: изменились планы компании, семейные обстоятельства, внешние события. Если условия отмены не прописаны, клиент требует полный возврат, а подрядчики авансы не возвращают. Агентство оказывается между ними.

Подрядчики

Агентство собирает мероприятие из чужих услуг: площадка, еда, звук, свет, декор, артисты. Каждый подрядчик видит клиента и может предложить ему работать напрямую в следующий раз. Кроме того, качество подрядчика определяет впечатление о вас, а контролировать его сложно.

Как увеличить прибыль за 30–90 дней

• Считать маржу по каждому мероприятию отдельно и разбирать отклонения от сметы.
• Прописать в договорах невозвратную предоплату и порядок возмещения расходов при отмене.
• Согласовать зеркальные условия с подрядчиками.
• Работать с проверенным пулом подрядчиков на партнерских условиях с фиксированными ценами.
• Купить часть оборудования, которое арендуется чаще всего: декор, световое оборудование, мебель.
• Развивать межсезонные форматы: обучающие мероприятия, конференции, тимбилдинги, открытия, презентации.
• Заключать годовые договоры с компаниями на обслуживание всех их мероприятий.

Годовые контракты с компаниями

Разовое мероприятие — это долгие переговоры, подготовка предложения, согласование сметы и риск, что клиент выберет другое агентство. Годовой контракт устроен иначе: компания закрепляет за вами все свои мероприятия на год.

Что в него входит: новогодний корпоратив, день рождения компании, летний выезд, тимбилдинги, конференции и семинары, открытия, награждения, отраслевые выставки. У средней компании таких событий набирается 6–10 за год.

Для агентства это меняет все. Выручка становится предсказуемой, менеджеры не тратят время на бесконечные тендеры, вы знаете компанию, ее культуру и ожидания — подготовка каждого следующего мероприятия занимает меньше часов.

Плюс сглаживается сезонность: деловые события компании распределены по году, а не только в декабре и мае.

Посчитайте: пять компаний с годовым бюджетом 4 млн рублей каждая дают 20 млн годовой выручки с понятным графиком. Это база, на которой разовые свадьбы и частные праздники становятся дополнительной прибылью, а не единственным источником дохода.

Как ИИ помогает event-агентству

• Расчет сметы. ИИ считает стоимость мероприятия по формату, числу гостей и составу услуг и проверяет смету на пропущенные позиции.
• Работа с заявками. Ассистент отвечает на вопросы о форматах и бюджетах и готовит предварительное предложение.
• Подбор подрядчиков. Система предлагает исполнителей по бюджету, дате и истории сотрудничества.
• Контроль сроков. Напоминания о согласованиях, авансах, поставках и этапах подготовки.
• Анализ маржи. ИИ показывает прибыльность мероприятий по типам и клиентам.

Спасать агентство или менять модель

Агентство стоит спасать, если есть корпоративные клиенты, портфолио и команда. Условия отмены и маржа — управляемые вещи, эффект виден за один-два месяца.

Сложнее, если агентство живет только праздничным сезоном и разовыми клиентами. Тогда стоит развивать деловые мероприятия, которые проводятся круглый год, годовые контракты с компаниями и собственные форматы, где вы не посредник, а организатор своего продукта. Решение о закрытии разумно принимать после расчета маржи по мероприятиям.

Ошибки, которые приближают закрытие

• Работать без невозвратной предоплаты.
• Платить подрядчикам авансы, не получив денег от клиента.
• Не считать маржу по каждому мероприятию.
• Жить только праздничным сезоном без деловых форматов.

Как ООО «Барс» помогает сервисным компаниям

ООО «Барс» работает с сервисными и event-компаниями по всей России. Консультация по внедрению ИИ стоит 3 990 ₽ за час: разберем расчет смет, работу с подрядчиками и заявками. Анализ рентабельности и рисков за 7 990 ₽ покажет маржу по мероприятиям, влияние сезонности и план выхода в плюс. Внедрение ИИ и продвижение возможны с оплатой по результату — условия фиксируются в договоре.

Бизнес уже в минусе? Начните с расчета

ООО «Барс» анализирует рентабельность, находит, где теряются деньги, и внедряет ИИ, чтобы сократить расходы и снять рутину с сотрудников. Работаем с компаниями по всей России.

• Консультация по внедрению ИИ в бизнес3 990 ₽ за час
• Анализ потребностей, расчет рентабельности и оценка рисков вложений7 990 ₽
• Бизнес-план с расчетом окупаемости и рисков14 990 ₽
• Продвижение бизнеса и внедрение ИИ с гарантией роста прибыли — условия в договореПо результату

Позвонить: +7 (993) 957-77-36 Подробнее о тарифах

Вопросы и ответы